Vi hjälper dig skriva en tydlig och konkret offert — här är allt du ska tänka på!
För småföretagare som vill maximera både lönsamhet och kvalitet blir offertprocessen ett avgörande moment, och genom att behärska konsten att både utforma offerter kan du vara trygg i att du bygger starka affärsrelationer i ditt företag.
Vad är en offert?
När vi talar om offerter handlar det i grunden om strukturerad kommunikation mellan företag. Tänk dig en restaurangägare som behöver nya köksutrustning — istället för att bara ringa runt och fråga "vad kostar en ugn?", skickar hen ut en förfrågan till flera leverantörer om exakt vilken typ av ugn som behövs, med vilka specifikationer och inom vilken tidsram.
Offerten som kommer tillbaka är leverantörens sätt att säga: "Vi förstår exakt vad du behöver, och här är vår lösning med alla detaljer". Det är som en minikontrakt som anger att leverantören lovar att leverera specifika varor eller tjänster till ett bestämt pris under en viss period.
Skillnaden mellan en offert och en vanlig prisuppgift är bindningen; om du frågar en bilhandlare vad en bil kostar och hen säger "320 000 kronor" är det bara en prisuppgift, men om samma försäljare skickar en offert där hen specificerar att en viss bilmodell med vissa utrustningspaket kostar 320 000 kronor och erbjudandet gäller i 30 dagar, då har hen bundit sig till det priset under den tiden.
Vad ska offerten innehålla?
En välskriven offert fungerar som en brygga mellan kundens behov och leverantörens lösning. Föreställ dig att du driver ett IT-företag och ska erbjuda en komplett nätverkslösning till en advokatbyrå med 25 anställda. Din offert bör då innehålla betydligt mer än bara "nätverksinstallation: 85 000 kronor".
Bryt ned innehållet
Istället behöver du specificera exakt vilken hårdvara som ingår, exempelvis så här:
- 2 stycken switchar
- 15 meter nätverkskabel
- 30 nätverksuttag
- 3 dagars installationsarbete
Priset bör brytas ner så att kunden ser att:
- hårdvaran kostar 52 000 kronor exklusive moms
- installation kostar 28 000 kronor exklusive moms
- till detta tillkommer 25% moms på totalt 20 000 kronor
Alla uppgifter i offerten ska vara tydliga för kunden samt, givetvis, även korrekta.
Leveransvillkor
Leveransvillkoren är lika viktiga som priset; kanske kan du påbörja installationen inom 14 dagar från accepterat avtal, men först efter att kunden har förberett lokalen enligt dina specifikationer.
Betalningsvillkor
Betalningsvillkoren kunde vara 30% förskott vid orderbekräftelse och resterande 70% inom 10 dagar efter slutförd installation.
Tidsram
Tidsaspekten är kritisk - om ditt erbjudande gäller i 21 dagar ger det kunden tillräckligt med tid att fatta ett genomtänkt beslut utan att du behöver hålla priserna frysta i evighet. Detta är särskilt viktigt på marknader där råvarupriser eller växelkurser kan förändras snabbt.
Juridiska förpliktelser
När du lämnar en offert skapar du juridiskt sett en bindande förpliktelse; om du erbjuder att leverera 500 trycksaker för 12 000 kronor inom 10 arbetsdagar — och kunden accepterar — kan du inte senare höja priset för att du räknade fel eller för att papperspriserna stigit. Det är din risk som leverantör.
Tidsfristen är därmed din säkerhetsventil. Om du anger att offerten gäller i 15 dagar, är du bara bunden under den perioden — efter det kan du dra tillbaka erbjudandet eller förhandla nya villkor.
Prishöjning av accepterad offert
Det finns dock situationer där du kan höja priset även efter att offerten accepterats, exempelvis om oförutsedda omständigheter uppstår som förändrar dina förutsättningar att utföra tjänsten, kan du under vissa förutsättningar höja priset med upp till 15%. Detta faller under det som kallas för "ÄTA" (Ändringar, Tillägg, Avdrag) inom hantverkarbranschen.
Exempel: Om du ska renovera ett badrum och upptäcker att rörinstallationerna är så gamla att de måste bytas ut för att uppfylla byggnormer, kan detta motivera en prisökning — men bara om du inte rimligen kunde förutse detta när offerten lämnades.