Har ditt företag fått ett inkassokrav tillsammans med en avgift? Vi går igenom hur du bokför kravet på korrekt sätt.
Att bokföra inkassoavgifter innebär att de kostnader som uppstår när en obetald leverantörsfaktura går vidare till inkasso redovisas korrekt. Avgiften i sig är momsfri och kostnaden är avdragsgill i företaget. I bokföringen ska inkassoavgiften klassificeras som en övrig extern kostnad i kontogrupp 69.
När kan man få inkassokrav?
När ni inte betalar en faktura i tid, riskerar ni att få ett inkassokrav beroende på hur fakturan är utformad (exempelvis dröjsmålsränta står på alla fakturor).
Exempel: Ett konsultbolag glömmer att betala en faktura på 27 000 kr. När betalningen uteblir tillkommer en inkassoavgift på 400 kr. När bolaget till slut betalar summan på 27 400 kr bokförs 27 000 kr som minskning av leverantörsskulden och 400 kr som kostnad för inkassoavgiften. På så sätt blir redovisningen tydlig och avgiften hamnar rätt i resultaträkningen.
När du bokför inkassoavgift
Inkassoavgiften bokförs normalt vid betalningstillfället. Vid fakturametoden registreras först leverantörsskulden enligt originalfakturan, och när inkassokravet betalas läggs inkassoavgiften på som en separat kostnad. Vid kontantmetoden bokförs kostnaden direkt vid betalning, utan att någon skuld registreras i förväg.
Exempel på bokföring av inkassoavgift
Scenario A: Fakturametod
Ett företag betalar en leverantörsskuld på 18 000 kr. Ursprunglig faktura uppgick till 17 500 kr och inkassoavgiften var 500 kr.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 17 500 | |
| 6991 | Övriga externa kostnader, inkasso | 500 | |
| 1930 | Bankkonto | 18 000 |
Scenario B: Kontantmetod
Ett företag får ett inkassokrav på 500 kr och betalar direkt utan att ha registrerat någon skuld i förväg.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6991 | Övriga externa kostnader, inkasso | 500 | |
| 1930 | Bankkonto | 500 |
Scenario C: Inkassoavgift och dröjsmålsränta vid betalning
Ett företag betalar en leverantörsskuld på 12 000 kr. Förseningen har lett till en inkassoavgift på 600 kr samt dröjsmålsränta på 300 kr. Den totala betalningen blir alltså 12 900 kr.
Bokföring vid fakturametoden
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 12 000 | |
| 6991 | Övriga externa kostnader, inkasso | 600 | |
| 8422 | Räntekostnader för leverantörsskulder | 300 | |
| 1930 | Bankkonto | 12 900 |
I detta fall löses leverantörsskulden på 12 000 kr. Inkassoavgiften på 600 kr bokförs som en kostnad och dröjsmålsräntan på 300 kr bokförs separat som en räntekostnad. Banken krediteras med hela beloppet på 12 900 kr.
Bokföring vid kontantmetoden
Om företaget använder kontantmetoden registreras inga skulder i förväg, utan hela betalningen delas upp på respektive kostnad direkt vid betalning.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 4010 | Varuinköp | 12 000 | |
| 6991 | Övriga externa kostnader, inkasso | 600 | |
| 8422 | Räntekostnader för leverantörsskulder | 300 | |
| 1930 | Bankkonto | 12 900 |
Här blir varuinköpet 12 000 kr, inkassoavgiften 600 kr och räntekostnaden 300 kr. Samtliga delar bokförs samtidigt när betalningen görs.
Ansvar
OBS! Bekräfta alltid bokföringen med en revisor eller ekonom som kan bekräfta att bokföringen är korrekt för er affärshändelse och ert företag. Vi tar inte ansvar för felaktig bokföring — detta är bara ett exempel.